Trang 1: Các tiêu chuẩn hành chính trong soạn thảo Word

Các tiêu chuẩn hành chính trong soạn thảo Word – Áp dụng thực tế

• 1. Font chữ chuẩn: Văn bản hành chính cần dùng Times New Roman, cỡ 13 hoặc 14. 📝 Ví dụ: Khi bạn viết công văn gửi cấp trên, font chữ đúng sẽ thể hiện sự chuyên nghiệp.
• 2. Căn lề theo quy định: Trên 2cm, dưới 2cm, trái 3cm, phải 2cm. 📄 Đây là tiêu chuẩn thống nhất khi in công văn, quyết định, biên bản.
• 3. Giãn dòng hợp lý: Nên để 1.5 dòng hoặc “Multiple: 1.15”, không giãn đoạn. 👀 Tránh để người đọc phải căng mắt nhìn từng dòng dày đặc.
• 4. Thụt đầu dòng: Mỗi đoạn nên thụt đầu 1.27cm (Tab 1 lần). 📌 Giúp văn bản rõ bố cục, dễ theo dõi.
• 5. Không gạch chân tiêu đề: Tiêu đề chỉ cần in đậm, viết hoa đầu từ, không gạch chân hay đổi màu. 📑 Gạch chân khiến văn bản trông thiếu chuyên nghiệp.
• 6. Đánh số trang: Sử dụng số Ả Rập, căn giữa hoặc phải ở chân trang. 🔢 Khi in 10 trang hợp đồng, bạn dễ theo dõi và sắp xếp đúng.
• 7. Không dùng từ nước ngoài nếu không cần thiết: Hãy viết “trình ký” thay vì “sign-off”. 🌐 Giúp văn bản dễ hiểu cho mọi người, kể cả lãnh đạo lớn tuổi.
• 8. Viết tắt phải rõ ràng: Ghi chú lần đầu tiên (ví dụ: “UBND (Ủy ban nhân dân)”). 💡 Tránh gây hiểu nhầm với từ viết tắt khó hiểu.
• 9. Hình thức sạch sẽ: Không dùng màu nền, khung viền hay icon cảm xúc trong văn bản chính thức. ✏️ Hợp đồng, công văn, tờ trình... cần rõ ràng và tối giản.
• 10. Kiểm tra chính tả trước khi in: Văn bản có lỗi chính tả sẽ giảm sự tin tưởng. 🔍 Trước khi gửi báo cáo, hãy soát lỗi kỹ hoặc dùng công cụ kiểm tra tự động.

Trang 2: Các phím tắt trong Word

20 phím tắt hữu ích trong Word

• Ctrl + C Sao chép nội dung đã chọn
• Ctrl + V Dán nội dung đã sao chép
• Ctrl + X Cắt nội dung đã chọn
• Ctrl + Z Hoàn tác thao tác vừa thực hiện
• Ctrl + Y Làm lại thao tác hoàn tác
• Ctrl + A Chọn toàn bộ văn bản
• Ctrl + S Lưu tài liệu
• Ctrl + P In tài liệu
• Ctrl + B In đậm văn bản
• Ctrl + I In nghiêng văn bản
• Ctrl + U Gạch chân văn bản
• Ctrl + F Tìm kiếm trong tài liệu
• Ctrl + H Tìm và thay thế văn bản
• Ctrl + N Tạo mới một tài liệu Word
• Ctrl + O Mở tài liệu có sẵn
• Ctrl + L Căn lề trái cho đoạn văn bản
• Ctrl + E Căn giữa đoạn văn bản
• Ctrl + R Căn lề phải đoạn văn bản
• Ctrl + J Căn đều hai bên đoạn văn bản
• Ctrl + Shift + > Tăng cỡ chữ văn bản

Trang 3: Các chức năng trong Word và vị trí trên thanh công cụ

📌 Giới thiệu

Trong Word, thanh công cụ chứa rất nhiều chức năng hữu ích giúp bạn soạn thảo nhanh hơn, chuyên nghiệp hơn. Việc biết vị trí và công dụng của các nút này sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian khi làm việc hay học tập.

🛠️ Các chức năng phổ biến và vị trí

• In đậm (Bold - B): Làm cho chữ nổi bật hơn – Home → Font
• In nghiêng (Italic - I): Nhấn mạnh từ khóa – Home → Font
• Gạch chân (Underline - U): Dùng để tạo sự chú ý – Home → Font
• Gạch xóa (Strikethrough): Cho thấy nội dung bị loại bỏ – Home → Font
• Đổi màu chữ: Giúp phần chữ nổi bật – Home → Font
• Canh lề trái/phải/giữa/đều: Tạo bố cục đẹp – Home → Paragraph
• Chèn bảng (Table): Trình bày dữ liệu rõ ràng – Insert → Table
• Chèn ảnh: Minh họa trực quan – Insert → Pictures
• Đánh số trang: Quản lý tài liệu dài – Insert → Page Number
• Chèn tiêu đề đầu/trang chân: Ghi thông tin người soạn – Insert → Header/Footer

🧠 Ứng dụng thực tế

Khi bạn làm một bài báo cáo, bạn có thể:

• In đậm tiêu đề các mục lớn để người đọc dễ theo dõi.
• Chèn ảnh minh họa nội dung hoặc biểu đồ.
• Đánh số trang để dễ tìm và sắp xếp lại khi in.
• Header/Footer để hiển thị tên bạn hoặc tiêu đề tài liệu.

💡 Mẹo nhỏ

Bạn có thể rê chuột vào các nút trên Word, phần mềm sẽ hiển thị tên và mô tả công dụng của nút đó. Cách này rất hiệu quả để nhớ lâu mà không cần tra cứu lại.